Objetivo

Establecer las políticas y procedimientos de CNEXT S.A.S (en adelante la “EMPRESA”, “nosotros”, “nos”) para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por las cuales se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

La EMPRESA, teniendo en cuenta su condición de responsable del Tratamiento de Datos, define la siguiente política, donde se establecen los aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información para el Tratamiento de sus datos personales, la política de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.

Alcance

La presente política aplica a todos los colaboradores de la EMPRESA, los aspirantes a ser contratados por la misma, excolaboradores, representantes, agencias y a todas las sedes y sucursales a nivel nacional, que tengan cualquier actividad relacionada con el tratamiento de datos personales; incluye la información de datos personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, vinculados y socios.

Definiciones

Titular: Cada una de las personas naturales que haya suministrado sus datos personales.

Datos Personales: Conjunto de información susceptible de relacionarse con una o más personas naturales.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento de Datos (o “Tratamiento”): Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Principios

CNEXT S.A.S está comprometida con la implementación de mecanismos relacionados con la información personal de terceros para garantizar, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a un propósito legítimo, de acuerdo con la Constitución Política y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución Política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos

La EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. Dicha autorización será otorgada por: el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, según las condiciones indicadas por la Empresa; o los causahabientes, acudientes, representantes o apoderados del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad de acuerdo con lo que establece la ley.

La EMPRESA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos: el documento físico, correo electrónico, página web, aplicación o en cualquier otro formato que permita evidenciar que se divulgó la Política de Tratamiento de Información y que el Titular autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales.

La EMPRESA podrá suministrar la información de los Titulares de los Datos Personales a los siguientes:

• A los Titulares de los Datos Personales, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a la EMPRESA.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la EMPRESApara que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la República de Colombia.
• A los terceros a los que el Titular de los Datos Personales autorice expresamente para entregar la información y cuya autorización sea entregada a la EMPRESA.

La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Los Titulares pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Finalidades y usos de los Datos Personales

CNEXT S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con empleados, clientes, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, distribuidores, entre otros, recolecta datos que se limitan a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para las siguientes finalidades:

• Establecer la información consolidada y actualizada de su comunidad.
• Tener conocimiento de sus usuarios y de terceros, para actividades de segmentación de públicos.
• Desarrollar actividades e informativas.
• Realizar actividades relacionadas con programas de aceleración, eventos o concursos relacionados.
• Desarrollar actividades de mercadeo y comunicaciones, como: promocionar eventos, concursos, convocatorias y demás actividades relacionadas con la promoción y posicionamiento de marca de la EMPRESA en cualquiera de los canales de comunicación de la EMPRESA, sean físicos o digitales.
• Contactar a los Titulares para monitorear y evaluar la calidad de los productos y servicios de la EMPRESA.

En relación con las anteriores finalidades, la EMPRESA podrá:

• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de los Titulares de los Datos Personales.
• Clasificar, ordenar y segmentar la información suministrada por el Titular.
• Realizar transmisiones.
• Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.
• Enviar comunicaciones publicitarias o promocionales de Caracol Televisión o sus autorizados sobre sus productos, servicios y/o funcionalidades, por todos los canales disponibles (incluidos medios electrónicos); de carácter general o adaptados a la personalización de su experiencia de acuerdo con sus intereses, mediante perfilamiento realizado con base en la información facilitada en el momento del registro, así como la que se vaya generando, y mediante tratamientos automatizados, perdurando su autorización hasta que no sea revocado el consentimiento.
• El uso de datos de navegación queda sujeto a tu consentimiento para el uso de cookies, de igual manera, en caso de dar tu consentimiento, y con base en el perfilamiento que se realice sobre tus datos; gestionaremos campañas publicitarias propias o de nuestras autorizadas, cesionarias, licenciatarias, filiales y/o en medios digitales propios o de terceros.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales:

• Conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos personales en el momento en que los considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y modificar o eliminar aquellos que induzcan a error o cuyo tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA
• Ser informado por la EMPRESA del uso que le ha dado a Datos Personales, previa solicitud.
• Consultar los mecanismos de control y seguridad dispuestos y solicitar información específica relacionada.
• Solicitar la supresión de algún dato y/o revocar la autorización cuando considere que la EMPRESA no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales, o simplemente cuando desee hacerlo.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la EMPRESA.

Deberes de la EMPRESA como responsable del Tratamiento de Datos Personales

La EMPRESA reconoce que los Datos Personales son propiedad de sus Titulares y que únicamente ellos podrán decidir sobre estos. De acuerdo con lo anterior, la EMPRESA asume los siguientes deberes en su calidad de Responsable del Tratamiento:

• Obtener la autorización expresa por parte del Titular para realizar cualquier tipo de tratamiento de los Datos Personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales, copia o prueba de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar de manera clara y expresa a los Titulares de los Datos Personales el Tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho Tratamiento por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la Ley de Datos Personales.
• Informar los derechos que le asisten a todos los Titulares respecto a sus Datos Personales.
• Mantener y velar por la seguridad de los registros de Datos Personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
• Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los Datos Personales, cada vez que los Titulares de los mismos reporten novedades o solicitudes.
• Informar la identificación, dirección física y/o electrónica de la persona o área que tendrá la calidad de Responsable del Tratamiento.
• En caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Información que puedan afectar el contenido de la autorización que el Titular le ha otorgado a la EMPRESA, ésta le comunicará oportunamente y de manera eficiente los cambios antes de o a más tardar al momento de implementación de las nuevas políticas.

Atención a consultas, peticiones, quejas y reclamos

Todos los Titulares, representante o causahabiente de los Datos Personales tienen derecho, de forma gratuita, a realizar consultas y solicitudes a la EMPRESA para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al Tratamiento que la EMPRESA da a la información.

Los Titulares pueden contactarse con el área Administrativa responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos a través del correo electrónico cnextsas@caracoltv.com.co.

La consulta debe estar dirigida a nombre del Área Administrativa, con el nombre completo del Titular, la descripción de la consulta y el correo electrónico registrado en la Base de Datos. El Titular deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular:documento de identidad válido.
• Si se trata del causahabiente:documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa con los requisitos de ley y el número del documento de identidad del Titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado:documento de identidad válido, documento que acredite la calidad de representante legal y/o apoderado del Titular con los requisitos de ley y el número del documento de identidad del Titular.

En caso de que la consulta resulte incompleta, la EMPRESA solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se dará respuesta su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato Personales

Todo Titular, representante o causahabiente de los Datos Personales tiene derecho a solicitar a la EMPRESA laeliminación total o parcial de los Datos Personales. Para ello, se seguirá el procedimiento establecido en el punto anterior de este documento.

La supresión de los Datos Personales operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente, (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron o, (c) se haya superado el período de tiempo requerido para cumplir con la finalidad por el cual se recaudaron.

La EMPRESA podrá negar la eliminación cuando: (a) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la Base de Datos; (b) La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.

Privacidad de la información

La EMPRESA está comprometida con proteger la información de los Titulares. Por lo tanto, respeta y protege los Datos Personales de acuerdo con las leyes vigentes de Colombia y normas que regulan el manejo y la privacidad de la información y protección de datos, Ley 1581 de 2012

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de la Información entra en vigencia a partir del 30 de junio de 2023 y las Bases de Datos que contienen la información de los Titulares tendrán una vigencia de 10 años, prorrogables por períodos iguales.

Responsable del Tratamiento

CNEXT S.A.S.
Dirección: Calle 103 # 69B-43 // Bogotá D.C
Email: cnextsas@caracoltv.com.co